Fangen Sie mit den Vorbereitungen für Ihren Büroumzug rechtzeitig an. Übertragen Sie dazu diese Arbeit am besten einem fähigen Angestellten oder einem Team von Mitarbeitern und halten Sie sich den Rücken für die Leitung der Firma frei. Denken Sie daran, dass ein Firmenumzug deutlich umfangreicher ist als der Privatumzug in eine neue Wohnung und planen Sie ausreichend Zeit ein. Ein Wochenende reicht für die Planung des Firmenumzuges nicht aus!
Ein halbes Jahr vor dem Firmenumzug planen
Für Geschäftsräume wie Büros gilt laut Mietrecht eine gesetzliche Kündigungsfrist von sechs Monaten. Setzen Sie Ihren Vermieter daher spätestens sechs Monate vor dem Umzug über die Beendigung des Mietverhältnisses in Kenntnis und vereinbaren Sie mit ihm Termine für die Übergabe der Räumlichkeiten und die Abrechnung der Heiz- und Nebenkosten.
Holen Sie außerdem frühzeitig Kostenvoranschläge von Umzugsfirmen ein, die sich auf Firmenumzüge spezialisiert haben. Achten Sie darauf, dass die von Ihnen präferierte Spedition eine ausreichend hohe Transportversicherung anbietet. Erkundigen Sie sich außerdem, ob die Umzugsfirma den Ab- und Aufbau Ihres Inventars übernimmt, ob sie Verpackungsmaterial wie Umzugskartons, Hängeregister-Einlagen für Ihre Akten und PC-Wannen stellt und ob die Reinigung inklusive ist.
Ein viertel Jahr vor dem Firmenumzug planen
Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Mitarbeitern den genauen Umzugstermin mitzuteilen, damit diese sich darauf einrichten können und Schreiben an Kunden und Geschäftspartner aufzusetzen, in denen Sie Ihr Umzugsvorhaben, die neue Adresse sowie die künftigen Telefonnummern bekannt geben. Lassen Sie Ihre Firmenanschrift in Verzeichnissen wie dem Handelsregister, dem Telefonbuch und den Gelben Seiten ändern. Denken Sie an das Ummelden von Zeitungs- und Zeitschriftenabos und informieren Sie folgende Institutionen über Ihre Adressänderung:
- das Finanzamt
- das Amtsgericht
- Versicherungen
- Krankenkassen
- Banken
- Berufsgenossenschaften
- Lieferanten und Servicekräfte
Planen Sie mit Ihrem IT-Service den Umzug Ihrer EDV und sichern Sie außerdem Ihre Firmendaten vor Umzugsbeginn. Benachrichtigen Sie Ihren Telekommunikationsanbieter sowie Ihren Energieversorger. Stellen Sie einen Nachsendeauftrag bei der Post. Diese leitet Briefe ab dem von Ihnen gewünschten Datum an Ihre neue Anschrift weiter und weist die Absender auf Ihren Umzug hin.
Planung am Tag des Firmenumzugs
Kontrollieren Sie vor Beginn des Umzugs Ihr altes und neues Treppenhaus auf bestehende Beschädigungen. Überprüfen Sie, ob Parkplätze und Transportwege frei sind. Sorgen Sie dafür, dass am Zielort die Stromzufuhr und die Beleuchtung funktionieren.
Achten Sie darauf, dass Möbel und Umzugskisten sofort in den gewünschten Räumen ankommen. Halten Sie sich für Fragen der Umzugsfirma bereit und kontrollieren Sie ab und an den Verlauf des Umzugs. Stellen Sie sicher, dass am alten Standort nichts vergessen wurde. Übergeben Sie den früheren Firmensitz mit Übergabeprotokoll an Ihren ehemaligen Vermieter.
Mensch und Material sollen innerhalb kürzester Zeit an den neuen Standort wechseln, während Arbeitsprozesse wie Termine im Großen und Ganzen ungestört ablaufen. Um dies zu gewährleisten, erfordert das Umziehen mit der gesamten Firma eine detaillierte, frühzeitige Umzugsplanung, wiewohl großes Know-how und spezielle Transportmöglichkeiten.
Fangen Sie mit den Vorbereitungen für Ihren