Firmenumzug – Tipps für den Standortwechsel eines Unternehmens
Das oberste Ziel beim Firmenumzug ist, die Umzugsdauer und damit die Ausfallzeiten für das Unternehmen gering zu halten. Mensch und Material sollen innerhalb kürzester Zeit an den neuen Standort wechseln, während Arbeitsprozesse wie Termine im Großen und Ganzen ungestört ablaufen. Um dies zu gewährleisten, erfordert das Umziehen mit der gesamten Firma eine detaillierte, frühzeitige Umzugsplanung, wiewohl großes Know-how und spezielle Transportmöglichkeiten.
Bei einer solchen Herkulesaufgabe empfiehlt es sich deshalb, nichts dem Zufall zu überlassen und ein auf Firmenumzüge spezialisiertes Umzugsunternehmen zu beauftragen. Als praktisch erwiesen haben sich darüber hinaus Checklisten, die dafür sorgen, dass Sie nichts Wichtiges vergessen.
Umzugsportal.de hat sich für Sie umgehört und in diesem Artikel nützliche Tipps zum Thema Firmenumzug zusammengetragen. Informieren Sie sich in unserem Ratgeber und bringen Sie mit unseren Umzugstipps Ihren geplanten Standortwechsel reibungslos über die Bühne.
Wie gestalten Sie einen Firmenumzug per Checkliste?
Im Grunde genommen sind bei der Umzugsplanung zahlreiche verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. Angefangen vom Mieten der neuen Büroräume über die Suche nach einer Umzugsfirma, die Umzugshelfer zur Verfügung stellt, bis hin zum Beantragen einer Halteverbotszone für den Tag des Umzugs ist vieles zu organisieren und zu realisieren. Ohne eine dementsprechende Checkliste ginge Ihnen bald der Überblick verloren.
Auf Umzug-Checklisten lässt sich vermerken, wann welche Arbeiten spätestens zu erledigen sind ebenso wie, wer die Aufgaben übernimmt und welche Kosten anfallen. Da ein Firmenumzug besonders umfangreich ist, empfiehlt es sich, für jede Phase eine eigene Checkliste anzulegen und diese mithilfe einer Master-Liste abzuarbeiten.
Der Umzugskostenrechner berechnet
aufgrund dieser Annahmen die Kosten:
Gegebenheiten:
Balkon und Zimmer sind normal befüllt
Balkonpflanzen werden durch den Kunden transportiert
Der Hausrat im Keller hat maximal 7 m³
Keine Garage oder Hobbykeller
Verladung des Umzugsgutes ohne Möbellift möglich
Umzug von max. 1. Etage in die 1. Etage
Transportweg vom LKW bis zur
Hauseingangstüre beträgt max. 15m
Preise inkl. Be- und Entladung:
Transportpreis: 24 Euro pro m³
Kilometerpauschale: 0,7 Euro pro km
Preis für zusätzlichen Transportweg: 1 Euro / m³
pro zusätzlich 5 Meter
Etagenaufpreis: pro zusätzlicher Etage: 1 Euro pro m³
Sonderleistungen wie Montage etc. sind nicht enthalten
Unser Tipp:
Fertige Firmenumzug Checklisten sparen Zeit und sind online zu finden. Achten Sie darauf, eine Version zu wählen, die ausreichend umfangreich für Ihren Firmenumzug ist.
Firmenumzug planen – Drei verschiedene Umzugsphasen
Fangen Sie mit den Vorbereitungen für Ihren Büroumzug rechtzeitig an. Übertragen Sie dazu diese Arbeit am besten einem fähigen Angestellten oder einem Team von Mitarbeitern und halten Sie sich den Rücken für die Leitung der Firma frei. Denken Sie daran, dass ein Firmenumzug deutlich umfangreicher ist als der Privatumzug in eine neue Wohnung und planen Sie ausreichend Zeit ein. Ein Wochenende reicht für die Planung des Firmenumzuges nicht aus!
Ein halbes Jahr vor dem Firmenumzug planen
Für Geschäftsräume wie Büros gilt laut Mietrecht eine gesetzliche Kündigungsfrist von sechs Monaten. Setzen Sie Ihren Vermieter daher spätestens sechs Monate vor dem Umzug über die Beendigung des Mietverhältnisses in Kenntnis und vereinbaren Sie mit ihm Termine für die Übergabe der Räumlichkeiten und die Abrechnung der Heiz- und Nebenkosten.
Holen Sie außerdem frühzeitig Kostenvoranschläge von Umzugsfirmen ein, die sich auf Firmenumzüge spezialisiert haben. Achten Sie darauf, dass die von Ihnen präferierte Spedition eine ausreichend hohe Transportversicherung anbietet. Erkundigen Sie sich außerdem, ob die Umzugsfirma den Ab- und Aufbau Ihres Inventars übernimmt, ob sie Verpackungsmaterial wie Umzugskartons, Hängeregister-Einlagen für Ihre Akten und PC-Wannen stellt und ob die Reinigung inklusive ist.
Ein viertel Jahr vor dem Firmenumzug planen
Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Mitarbeitern den genauen Umzugstermin mitzuteilen, damit diese sich darauf einrichten können und Schreiben an Kunden und Geschäftspartner aufzusetzen, in denen Sie Ihr Umzugsvorhaben, die neue Adresse sowie die künftigen Telefonnummern bekannt geben. Lassen Sie Ihre Firmenanschrift in Verzeichnissen wie dem Handelsregister, dem Telefonbuch und den Gelben Seiten ändern. Denken Sie an das Ummelden von Zeitungs- und Zeitschriftenabos und informieren Sie folgende Institutionen über Ihre Adressänderung:
das Finanzamt
das Amtsgericht
Versicherungen
Krankenkassen
Banken
Berufsgenossenschaften
Lieferanten und Servicekräfte
Planen Sie mit Ihrem IT-Service den Umzug Ihrer EDV und sichern Sie außerdem Ihre Firmendaten vor Umzugsbeginn. Benachrichtigen Sie Ihren Telekommunikationsanbieter sowie Ihren Energieversorger. Stellen Sie einen Nachsendeauftrag bei der Post. Diese leitet Briefe ab dem von Ihnen gewünschten Datum an Ihre neue Anschrift weiter und weist die Absender auf Ihren Umzug hin.
Planung am Tag des Firmenumzugs
Kontrollieren Sie vor Beginn des Umzugs Ihr altes und neues Treppenhaus auf bestehende Beschädigungen. Überprüfen Sie, ob Parkplätze und Transportwege frei sind. Sorgen Sie dafür, dass am Zielort die Stromzufuhr und die Beleuchtung funktionieren.
Achten Sie darauf, dass Möbel und Umzugskisten sofort in den gewünschten Räumen ankommen. Halten Sie sich für Fragen der Umzugsfirma bereit und kontrollieren Sie ab und an den Verlauf des Umzugs. Stellen Sie sicher, dass am alten Standort nichts vergessen wurde. Übergeben Sie den früheren Firmensitz mit Übergabeprotokoll an Ihren ehemaligen Vermieter.
Empfehlung:
Im Internet finden Sie diverse Umzugsplaner, die Ihnen bei der systematischen Vorbereitung Ihres Büroumzugs helfen. Dank rechtzeitiger Erinnerungen vergessen Sie keine wichtigen Termine, sodass Ihr Standortwechsel deutlich stressfreier vonstattengeht.
Wie lassen sich bei einem Firmenumzug die Kosten senken?
Die Umzugskosten richten sich nach verschiedenen Umständen. Abhängig von der Größe und Menge Ihres Inventars benötigen Sie deshalb einen kleineren oder größeren Transporter oder Lkw und eine gewisse Zahl von Umzugshelfern. Zum Beispiel verlangen Umzugsunternehmen in Berlin zum Teil andere Preise als Umzugsunternehmen in München oder Hamburg. Elektrische Geräte sind für gewöhnlich aufwendiger zu transportieren als Büromöbel. Für Maschinen ist in vielen Fällen ein teurer Spezialtransport erforderlich.
Wie viel kann ein Firmenumzug kosten?
Richtwert Preise für einen Büro- Firmenumzug
Büroumzug bis 60 qm / bis 4 Mitarbeiter
10 bis 30 m3 Umzugsgut,
bis 100 km Entfernung
600 bis 1000 €
Büroumzug bis 100 qm / bis 7 Mitarbeiter
25 bis 50 m3 Umzugsgut,
bis 100 km Entfernung
800 bis 1600 €
Firmenumzug bis 15 Mitarbeiter
(ca. 6 Kubik pro Mitarbeiter)
ca. 170 € pro Mitarbeiter
Firmenumzug ab 15 Mitarbeiter
(ca. 8 Kubik pro Mitarbeiter)
ca. 250 € pro Mitarbeiter
Eine günstige Umzugsfirma für Ihren Firmenumzug finden:
Überlegen Sie, welche Arbeiten Sie und Ihre Mitarbeiter übernehmen können und wofür Sie Umzugsprofis brauchen. Erkundigen Sie sich bei mehreren Umzugsunternehmen nach Preisen und vergleichen Sie einerseits, was im Leistungsspektrum enthalten und was zusätzlich zu zahlen ist. Seriöse Umzugsfirmen unterbreiten Ihnen Ihre Angebote nicht nur am Telefon. Sie kommen für einen endgültigen Kostenvoranschlag auf jeden Fall direkt zu Ihnen und machen sich ein Bild von Ihrem Inventar, den Vor-Ort-Bedingungen und den anfallenden Arbeiten.
Ermitteln Sie die Kosten für den Firmenumzug von Umzugsunternehmen in …:
Setzen Sie die Firmenumzugkosten als Betriebsausgabe ab
Zieht Ihr Unternehmen um, weil der Platz nicht mehr ausreicht, Sie vor Ort kein geeignetes Personal finden oder die Verkehrsanbindung zu schlecht ist, handelt es sich um eine rein betriebliche Veranlassung für den Firmenumzug. Die Umzugskosten sind somit in vollem Umfang als Betriebsausgaben absetzbar, sofern Sie die Positionen anhand ordentlicher Rechnungen nachweisen und in Ihrer Buchführung erfassen. Diese Kosten gelten als Betriebsausgaben:
Kosten für die Umzugsfirma oder die Miete eines Umzugsfahrzeugs
Trinkgelder für Möbelpacker
Reisekosten für die Vorbereitung des Umzugs
finanzielle Aufwendungen für Installationsarbeiten an Ihrem neuen Firmensitz
Schönheitsreparaturen am alten Standort
doppelte Mietzahlung in einer Übergangsphase
Maklergebühren für gemietete Gewerbeobjekte
Achtung:
Der größte Kostenfaktor bei einem Firmenumzug ist in den meisten Fällen der Arbeitsausfall. Legen Sie Wert auf die detaillierte Planung und Organisation des Standortwechsels und gewährleisten Sie dadurch die schnelle Aufnahme des normalen Betriebsgeschehens am neuen Firmensitz.
Was ist nach dem Firmenumzug zu beachten?
Zuerst kontrollieren Sie Ihr Umzugsgut systematisch auf Vollständigkeit. Dann reklamieren Sie Fehlendes und entstandene Schäden unverzüglich bei Ihrem Umzugsunternehmen. Sammeln Sie alle Belege und Rechnungen, die mit Ihrem Büroumzug zu tun haben, für Ihre nächste Steuererklärung.
Genauso ändern Sie die Kontaktangaben und das Impressum Ihrer Firmen-Website und passen Sie die E-Mail-Signaturen an. Zum einen ist dies rechtlich vorgeschrieben und zum anderen wirken falsche oder nicht mehr aktuelle Daten unseriös auf Partner und potenzielle Kunden. Gleiches gilt für Visitenkarten, Briefköpfe und den Eintrag im Telefonverzeichnis.
Tipp von Umzugsportal.de:
Ist Ihr Firmenumzug schließlich reibungslos verlaufen und funktioniert das Geschäftsleben wieder wie gewünscht, freuen sich Ihre Mitarbeiter über eine Einweihungsparty. Diese bietet Ihnen zugleich die Gelegenheit, sich bei Ihren neuen Nachbarn vorzustellen genauso wie Geschäftspartnern Ihren neuen Firmensitz zu präsentieren.
Wie lässt sich ein Firmenumzug nutzen, um Prozesse zu optimieren?
Laufen die Arbeitsabläufe vor dem Firmenumzug nicht reibungslos ab, bietet der Standortwechsel eine perfekte Gelegenheit für eine Prozessoptimierung. Beziehen Sie alle betroffenen Personen in die Planung Ihrer neuen Büros ein und erkundigen Sie sich nach ihren Wünschen und Meinungen. Zum Beispiel: Welche Prozesse kosten Zeit? Wo lassen sich zu lange Wege durch eine bessere Raumverteilung minimieren? Beeinträchtigt eine ungünstige Sitzplatzkonstellation das Betriebsklima?
Unser Rat:
Erstellen Sie also vor Ihrem Umzug einen Einrichtungsplan und inventarisieren und etikettieren Sie Möbel und Umzugsgüter. Raumpläne und Platzanweisungen an Kartons und Möbelstücken erleichtern es den Umzugshelfern demzufolge, alles exakt zuzuordnen und gleich an seinen richtigen Platz zu bringen. Eine Firmenumzug Checkliste unterstützt Sie bei Ihrem Umzug.
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Mensch und Material sollen innerhalb kürzester Zeit an den neuen Standort wechseln, während Arbeitsprozesse wie Termine im Großen und Ganzen ungestört ablaufen. Um dies zu gewährleisten, erfordert das Umziehen mit der gesamten Firma eine detaillierte, frühzeitige Umzugsplanung, wiewohl großes Know-how und spezielle Transportmöglichkeiten.
Fangen Sie mit den Vorbereitungen für Ihren