Büroumzug

Umzugstipps zum Thema: Büroumzug

Büroumzug – gute Planung spart Zeit und Kosten

Ein Büroumzug bedarf einer umfassenden Planung und Organisation. Bei einem solchen Vorhaben geht es nicht allein darum, Möbel, technisches Gerät, Bücher und Akten an einem anderen Standort unterzubringen. Die Arbeit im Team ist gefragt, denn auch die Mitarbeiter sollten sich im neuen Büro schnell zurechtfinden, um weiterhin effizient arbeiten und ihre Karriere vorantreiben zu können. Um dies sicherzustellen, beginnt die Tätigkeit eines Unternehmens für Büroumzüge lange vor dem Packen der ersten Umzugskartons.

Ob beim Umzug in Berlin, Hannover, Hamburg oder München – überall in Deutschland gibt es Speditionen, deren Spezialgebiet der Firmenumzug ist. Mit uns an der Seite haben Sie einen kompetenten Ansprechpartner der Ihnen mit Rat und Tat zur Seite steht. So erfahren sie online, wie Sie Büroumzüge optimal planen, ein passendes Umzugsunternehmen finden und den Ortswechsel mithilfe von Checklisten zeit- und obendrein kostensparend realisieren.

Das erwartet Sie in diesem Artikel:

1 Büroumzug – gute Planung spart Zeit und Kosten
2 Einen Büroumzug planen
3 Wie viel wird ein Büroumzug kosten?
4 Büroumzug: Alles im Blick mit einer Umzug-Checkliste

Einen Büroumzug planen

Einen Büroumzug zu organisieren, stellt eine große Herausforderung dar und setzt ein gutes Zeitmanagement voraus. Wie viel Vorlaufzeit Sie für die Umsiedlung Ihres Büros benötigen, hängt vor allem von dessen Größe ab. Bei kleineren Firmen genügt eine Vorbereitungszeit von zwei bis drei Monaten.

Mittleren Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern empfehlen Experten hingegen, ein halbes Jahr vor dem Büroumzug mit den Vorbereitungen zu beginnen. Beschäftigen Sie zwischen 250 und 800 Arbeitnehmer, brauchen sie auf jeden Fall sechs bis zwölf Monate, um alles zu erledigen. Bei Betrieben mit noch mehr Arbeitsplätzen ist dementsprechend mit einer Vorlaufzeit von einem bis anderthalb Jahren zu rechnen.

Planen Sie Ihren Umzug so, dass der alltägliche Geschäftsbetrieb nicht zu lange in Mitleidenschaft gezogen wird. Idealerweise legen Sie den Umzugstermin deshalb in eine voraussichtlich ruhigere Geschäftsphase. Ein Büroumzug am Wochenende verursacht zwar höhere Kosten, verringert aber Ausfallzeiten. Hier lohnt es sich, genau zur rechnen.

Was kostet mein Umzug?

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Umzugsunternehmen

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Berechnungsgrundlage

Der Umzugskostenrechner berechnet aufgrund dieser Annahmen die Kosten:

Gegebenheiten:

Balkon und Zimmer sind normal befüllt
Balkonpflanzen werden durch den Kunden transportiert
Der Hausrat im Keller hat maximal 7 m³
Keine Garage oder Hobbykeller
Verladung des Umzugsgutes ohne Möbellift möglich
Umzug von max. 1. Etage in die 1. Etage
Transportweg vom LKW bis zur Hauseingangstüre beträgt max. 15m

Preise inkl. Be- und Entladung:

Transportpreis: 24 Euro pro m³
Kilometerpauschale: 0,7 Euro pro km
Preis für zusätzlichen Transportweg: 1 Euro / m³ pro zusätzlich 5 Meter
Etagenaufpreis: pro zusätzlicher Etage: 1 Euro pro m³
Sonderleistungen wie Montage etc. sind nicht enthalten

Was sollten Sie beim Einpacken beachten?

Das Einpacken von Mobiliar und Co braucht System. Achten Sie beim Verpacken der Umzugs- und Bücherkartons darauf, diese eindeutig zu beschriften. Ziehen Sie mit mehreren Büroräumen um, helfen zum Beispiel farbige Aufkleber den Umzugshelfern, die Kartons dem richtigen Raum zuzuordnen. Überkleben Sie jedoch bei gebrauchten Kartons die alten Aufschriften, damit es nicht zu Verwechslungen kommt.

Nehmen Sie für das Ein- und Auspacken den Service eines Umzugsunternehmens in Anspruch, ist es überdies hilfreich, vor Beginn der Arbeiten Fotos von Ihrem alten Büro zu machen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Auf diese Weise sehen die Helfer, wo was stand und wo es nach dem Umzug hingehört.

Bringen Sie Beschriftungen und Klebeetiketten nicht nur auf einer sondern auf allen vier Seiten der Umzugskartons an. So ersparen Sie sich das mühevolle Umstapeln, wenn die einzige beschriftete Seite des untersten Kartons zur Wand zeigt und Sie interessiert, was darin ist.

Empfehlung:
Setzen Sie Ihre Mitarbeiter und den Betriebsrat frühzeitig von Ihren Umzugsplänen in Kenntnis. So fühlen sie sich eingebunden, stehen dem Vorhaben offen gegenüber und können darüber hinaus auch den ein oder anderen Wunsch bezüglich der Einrichtung des neuen Büros äußern. Kurzum: Haben Sie ein offenes Ohr für die Sorgen und Anregungen Ihrer Angestellten bezüglich des Umzugs und klären Sie noch ausstehende Fragen zeitnah, dann steht dem Mitarbeiterumzug nichts mehr im Wege.

Wie viel wird ein Büroumzug kosten?

Kosten Ein Firmenumzug ist wesentlich anspruchsvoller und damit teurer als ein Privatumzug. Preisentscheidend sind beispielsweise der Ort des Bürowechsels, der Umfang der Dienstleistungen, der Umzugstermin, die Fahrstrecke und das Gesamtvolumen des Aus- und Einzugs. Kleinere Speditionen bieten diese Umzüge jedoch günstiger an, als bundesweit agierende Transportunternehmen. Preisbeispiele für Kosten des Büroumzugs finden Sie im Fachartikel: Firmenumzug.

Was beim Umzug für Kosten anfallen, ist nicht pauschal vorhersagbar. Durch eine sorgfältige und frühzeitige Umzugsplanung lassen sich die Ausgaben aber minimieren. Umzugsportal.de kann Ihnen schließlich bei der Organisation Ihres Büroumzugs und bei der Suche nach einem qualitätsgeprüften Umzugsunternehmen helfen.

Neben den Umzugskosten fallen außerdem häufig Aufwendungen für Handwerker wie Elektriker und Installateure für den Anschluss von Telefonen und Internet an. Außerdem müssen Sie vielleicht für einen bestimmten Zeitraum Ihre Möbel einlagern, wofür Mietkosten zu zahlen sind. Den Umsatzausfall für die Umzugstage sollten Sie die Büroumzug-Kosten ebenso einrechnen wie die weiterlaufenden Personalkosten.

Das passende Umzugsunternehmen für den Büroumzug finden

Für den Betriebsumzug ist ein professioneller Umzugsservice unerlässlich. Durch die Inanspruchnahme dieser Dienstleistung sind Sie während des Transports versichert und erhalten umfangreiche Unterstützung bei der Planung und Realisierung Ihres Standortwechsels beim Projektumzug.

Erstellen Sie mithilfe einer Umzug-Checkliste eine Ausschreibung über alle nötigen Arbeiten, anhand derer Sie mehrere Kostenvoranschläge einholen. Erkundigen Sie sich nebenher, welche Leistungen im Preis enthalten sind und für welche zusätzliche Kosten anfallen. Unter Umständen lohnt es sich, ein teures Angebot in Erwägung zu ziehen, wenn dafür mehr Arbeiter mit anpacken oder etwaige Überstunden nicht extra berechnet werden.

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Empfehlung:
Achten Sie bei Ihrer Entscheidung für oder gegen einen Anbieter nicht ausschließlich auf den Preis, sondern wählen Sie ein Logistik-Unternehmen, das einen guten Eindruck vermittelt und Referenzen für die Qualität seiner Arbeit hat.

Büroumzug: Alles im Blick mit einer Umzug-Checkliste

Nicht nur in der Vorbereitungszeit für den Büroumzug ist eine Umzug-Checkliste wichtig. In der heißen Phase ist es ebenfalls ratsam, für den Umzug des Büros eine Umzugscheckliste anzulegen. Spätestens einen Monat vor Beginn des Büroumzugs ist es an der Zeit, die Auf- und Zuteilung der neuen Räumlichkeiten zu planen. Setzen Sie sich deshalb nochmals mit der Umzugsfirma in Verbindung, um folgende drei Fragen zu klären:

Sind genügend Verpackungsmaterialien und Transportmittel vorhanden?
Benötigen Sie zusätzliches Fachpersonal?
Wie breit sind Treppen und Türen? Steht ein Fahrstuhl zur Verfügung und wie groß ist er?

Kontrollieren Sie die Treppenhäuser im alten und im neuen Gebäude auf Beschädigungen, bevor Sie mit dem Transport Ihres Mobiliars anfangen. So gehen Sie späteren Rechtsstreitigkeiten von vornherein aus dem Weg. Des Weiteren empfiehlt es sich wichtige und wertvolle Unterlagen am besten separat in Ihr neues Domizil zu transportieren. Überprüfen Sie, ob nichts vergessen wurde, und übergeben Sie Ihren alten Firmensitz mit einem entsprechenden Protokoll an Ihren ehemaligen Vermieter.

Anfallende Arbeiten beim Büroumzug anhand einer Checkliste auszuführen:

Kündigen Sie das alte Büro rechtzeitig.
Überweisen Sie rechtzeitig die Kaution für das neue Büro und richten Sie einen Dauerauftrag für die Miete ein.
Melden Sie den Umzug des Büros Ihren Energie- und Gasversorgern
Bestellen Sie frühzeitig Ihren neuen Telefon- und Internetanschluss. Lassen Sie Ihn am besten vor dem Einzugstag bereitstellen, um vor dem ersten Arbeitstag eine umfassende Überprüfung zu ermöglichen.
Informieren Sie Ihre Geschäftspartner und Ihre Kundschaft über den Umzug. Schalten Sie beispielsweise eine Anzeige in der Presse, um eine große Anzahl Ihrer Kunden zu erreichen.
Machen Sie sich Notizen, wer noch über den Büroumzug in Kenntnis zu setzen ist (Versicherungen, Verbände, Bank, Gewerkschaft, Krankenkassen, Domain-Inhaber, Verlage, bei denen Sie Zeitschriften und Zeitungen abonniert haben).
Weisen Sie auf den Impressums- und Kontaktseiten Ihres Internetauftritts auf Ihre neue Adresse und Telefonnummer hin.
Stellen Sie bei der Post einen Nachsendeantrag für Ihre schriftliche Korrespondenz und Ihre Pakete.
Lassen Sie Broschüren, Flyer und andere Werbemedien rechtzeitig ändern.
Holen Sie Angebote von Umzugsunternehmen ein.
Besorgen Sie ausreichend Umzugs- und Bücherkartons.
Sortieren Sie alles aus, was Sie nicht mehr benötigen.
Planen Sie anhand des Grundrisses Ihres neuen Büros, wo welche Möbel und Umzugskartons hinkommen. Achten Sie auf die Lage von Steckdosen und Lichtschaltern.

Wichtig:
Bringen Sie die Möbel in Ihrem neuen Domizil gleich in den richtigen Zielraum. Erfassen Sie Transportschäden und -verluste auf jeden Fall schriftlich. Installieren Sie Geräte und EDV-Anlagen und überprüfen Sie diese nach der Möbelmontage überdies auf Funktionsfähigkeit. Sorgen Sie in Ihren neuen Büroräumen rechtzeitig für eine gute Beleuchtung, damit beim Auspacken im Halbdunkel keine Zeit verloren geht und keine Büromöbel beim Büroumzug zu Schaden kommen.

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